Fellesevaluering av utdanningskandidater – et godt grunnlag for veiledningssamtalen

Bakgrunn

Leger i spesialisering (LIS) er ved siden av å være arbeidstagere i sykehusene, også utdanningskandidater for en medisinsk spesialitet som er regulert gjennom målbeskrivelser og spesialistregler. En vesentlig del av utdanningen er at kandidatene skal ha veiledning under utdanningsløpet. Målet med veiledningen er å øke bevisstheten til LIS på faglige valg og avgjørelser i videste forstand. I et lengre perspektiv innebærer dette at LIS skal få hjelp til å løse medisinsk faglige oppgaver, hjelp til å ta beslutninger bygget på profesjonalitet og hjelp til å kunne reflektere over egen medisinsk praksis, http://legeforeningen.no/emner/andre-emner/spesialistutdanning/spesialisering/veiledning-av-leger-i-spesialisering/

Siden 2008 har Kirurgisk klinikk, Sykehuset i Vestfold gjennomført felles evaluering av kirurgiske utdanningskandidater og turnusleger etter et fast strukturert skjema. Evalueringen skjer to ganger årlig med «rundbordskonferanse», der alle tilgjengelige veiledere og overordnede kolleger deltar. For Leger i spesialisering gjøres evalueringen av overlegekollegiet, mens LIS–gruppen evaluerer turnuslegene som de igjen er veileder for. Hele evalueringsprosessen er kort beskrevet på evalueringsskjemaet og i en kortfattet rutine for avdelingen.  Med artikkelen ønsker vi å presentere metoden og dele våre erfaringer etter snart 10 år.

Veileders oppgaver

I legeforeningens dokument ‘Veiledning av leger i spesialisering’ heter det at «Veileder skal i samarbeid med LIS evaluere den faglige progresjon i henhold til målbeskrivelsen og avdelingens utdanningsplan» og «Veileder har rett og plikt til å holde seg informert om alle sider ved LIS sin faglige progresjon og funksjon som lege ved avdelingen i den hensikt å kunne gi korrekte tilbakemeldinger og råd underveis». I en hverdag med stadig mer seksjonerte avdelinger og tverrgående vaktordninger, er det ofte en utfordring for veileder å følge opp sin utdanningskandidat i alle aspekter av tjenesten, og særlig kandidater i rotasjon. Da vi startet den strukturerte evalueringen var det ut fra et ønske om å bedre kollegiets kjennskap til avdelingens kandidater, samt gi veileder et bedre grunnlag for veiledningen. Vi utviklet tidlig et strukturert skjema med 8 spørsmål hvor kandidatene vurderes i forhold til forventet nivå på vurderinger, ferdigheter, kunnskaper, samarbeid og holdninger ut fra varigheten av utdanningen, se Tabell. Skjemaet har en gjennomgående 4-delt score med plass til kommentarer til hvert punkt og generelle kommentarer til sist.

Evalueringen

Kandidatene evalueres ut fra forventet progresjon, med andre ord kan to LIS med samme ferdigheter få ulik score ut fra hvor lenge de har vært under utdanning. Fokuset i evalueringen er også ulikt gjennom utdanningsløpet, da ferdigheter får mindre oppmerksomhet i begynnelsen av utdanningen, mens holdninger vektlegges desto sterkere. Vurderingen av kandidatens evne til å be om hjelp og innse egne begrensninger har blitt viktig for å luke ut «cowboy-tendenser» tidlig i utdanningsløpet. Også kandidatenes sosiale ferdigheter og samarbeidsevne får innledningsvis større oppmerksomhet. Fellesevalueringen er ikke ment som en karaktersetting av utdanningskandidatene og utgangspunktet er at kandidatene skal vurderes «som forventet». «Bedre enn forventning» settes hos kandidater som viser meget rask progresjon, men skal ikke utvikle seg til en ny standard.

Hensikten er særlig å fange opp når kandidaten ligger etter i progresjon. «Rom for forbedring» skal formidles til kandidaten som et område med forbedringspotensial som denne bør jobbe med. «Ikke godkjent» tilsier at egnethet bør vurderes og at det er behov for tett oppfølging og evaluering.

I disse tilfellene er det viktig at problemområdene beskrives mer utdypende og helst eksemplifiseres. Scoring som er dårligere enn forventet er uansett grunn til mer inngående samtaler med utdanningskandidaten med fremlegging av kollegiets vurdering, samt mulighet for kandidaten til å respondere. Målet er at LIS sammen med veileder kommer frem til tiltak som kan gi endring.

 

Praktisk gjennomføring

Til 9-12 kandidater har det vært satt av inntil 1 time hvor overleger og LIS samles i hvert sitt møterom for å evaluere henholdsvis LIS og turnusleger. Fellesevalueringen gjennomføres 2 ganger årlig normalt 3 måneder inn i turnuslegenes tjenestetid på avdelingen. Evalueringsskjema er på forhånd påtegnet kandidatens navn og gjennomført utdanningstid så langt, i tillegg til veileders navn. Deretter gjennomgås evalueringsskjema for hver enkelt kandidat. Gjennomgangen ledes fortrinnsvis av kandidatens veileder. Kommentarer og innspill fra kollegiet nedtegnes i kommentarfeltet og det settes en score for hvert punkt. Det vektlegges at evalueringen først og fremst skal avdekke avvik fra ønsket progresjon eller bekymringer i forhold til atferd og holdninger. Dersom kandidaten vurderes å oppfylle forventningene til sitt stadium i utdanningen, og det er få innspill, er gjennomgangen raskt gjennomført.

Fellesevalueringen er ment som et bidrag og støtte til veileder. Når evalueringen er gjennomført får veileder kopi av skjemaet.  Veileder skal deretter innen 3 uker kalle inn utdanningskandidaten til veiledningssamtale med tilbakemeldingen fra fellesevalueringen. Veileder vil normalt ikke dele ut evalueringsskjemaet til kandidaten, men fortrinnsvis bake resultatet inn i en veiledningssamtale sammen med sin egen vurdering.

Veiledningssamtalen dokumenteres på et fast skjema med avkrysning for tema som er gjennomgått. Her skal det også dokumenteres spesielt dersom det er tatt opp spørsmål rundt egnethet. Skjemaene arkiveres og kan medbringes til neste fellesevaluering for å følge opp eventuelle tidligere merknader.

Erfaringer

Etter mange års erfaring med metoden opplever kollegiet at fellesevalueringen er et positivt bidrag i utdanningen av LIS. For de fleste kandidater bekrefter evalueringen at de følger forventet progresjon og har ønskede holdninger og atferd. Mange kand-idater får også meget gode skussmål som det er hyggelig å kunne dele med kollegiet og kandidatene. Erfaringen er imidlertid at når det kommer frem bekymringer eller stilles spørsmål ved enkelte kandidater, deles bekymringene gjerne av flere. At det fremmes bekymringer fra andre kolleger er en støtte for veileder når man skal inn i vanskelige veiledningssamtaler med kandidaten.

Vi opplever det også som en styrke at synspunkter på utdanningskandidatene må bringes frem for kollegiet, og at dette gjør det vanskeligere å fremme eller motarbeide en kandidat ut fra personlige preferanser. Man må likevel uansett alltid være oppmerksom på risiko for at en kandidat får urettmessig dårlig evaluering ut fra enkelthendelser eller konflikt med en overordnet.   Med en åpen, men fortrolig dialog har vi imidlertid ofte kunnet fange opp uønskede holdninger og atferd tidlig, og gjennom ordentlig tilbakemelding til kandidaten se positive endringer. En annen risiko kan være at kandidater med gode evner til å bygge relasjoner til overordnede får ufortjent god evaluering, og at «Bedre enn forventning» fort kan settes på flere av evalueringspunktene. I slike tilfeller vil ofte en evaluering på tvers av seksjoner kunne være et gunstig korrektiv og avdekke at det likevel finnes forbedringspotensialer.

Oppsummering

Snart 10 års erfaring med en strukturert felles evaluering av utdanningskandidater er god og oppleves som et positiv bidrag til veiledningen av både veiledere og LIS. Metoden er enkel, lite tidkrevende, og sørger for regelmessig evaluering av progresjon og oppfyllelse av målbeskrivelse. Bruk av et strukturert skjema sikrer at kandidatene får en bred evaluering, konkretisert med et nivå og med kommentarer. Opplegget er i dag i bruk ved andre sykehus og er et enkelt opplegg for avdelinger som opplever manglende struktur på evaluering og veiledning av utdanningskandidater.